Workflow

Workflow adalah fasilitas komputerisasi atau otomatisasi sebagian atau seluruhnya dari sebuah proses bisnis. Dokumen, informasi, atau task di proses sesuai dengan aturan prosedural yang berlaku.

Workflow digunakan untuk koordinasi task antar user dengan tujuan utama adalah efesiensi, cepat dan menguntungkan. Workflow bertugas untuk mengatur aliran kerja dan aktifitas user. Workflow itu sendiri terdiri dari suatu set aktifitas. 

Gambar 1. Set Aktifitas dalam Workflow

Workflow Management System

1. Definisi
Workflow management adalah sebuah koordinasi otomatis, control yang terintegrasi dan komunikasi dari aktifitas, yang diperlukan untuk menjalankan workflow proses. Sedangkan Workflow Management System (WfMS) adalah kumpulan tools yang menyediakan support untuk management service dari mulai pembuatan workflow, running workflow sampai administrasi dan monitoring proses workflow. WfMS mengelola aliran aktifitas, kesesuaian partisipan dengan task-task yang bersangkutan serta mengkoordinasikan user dengan partisipan system dan resource. Koordinasi tersebut juga mengatur jalannya task data dari partisipan satu ke partisipan yang lain sesuai dengan aliran yang sudah ditetapkan. Partisipan harus melakukan action atas resource pada saat dibutuhkan. Berbagai jenis WfMS sudah banyak bermunculan. Namun yang perlu diperhatikan adalah bahwa WfMS memiliki fungsi-fungsi standart. Fungsi-fungsi standart yang ada pada sebuah WfMS adalah:
1. Kemampuan untuk memodelkan workflow
2. Kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengatur eksekusi workflow (enactment service)
3. Kemampuan untuk menangani exception
4. Kemampuan untuk memonitor status proses workflow
2. Karakteristik
Secara garis besar aplikasi WfMS memiliki 2 bagian utama yaitu desain dan run time system. Namun sebenarnya jika di break down lebih jauh aplikasi ini memiliki 3 buah area fungsi. 3 Buah Area itu merupakan area-area yang nantinya dapat menunjang proses-proses workflow. Selain 3 area tersebut, ada sebuah area tambahan yang dalam implementasinya juga sangat bermanfaat. 3 Area fungsi utama dan 1 buah area tambahan tersebut adalah :
1. Fungsi Build-time (Build-time Function)
Di area ini dilakukan analisis terhadap bisnis proses dari aplikasi yang akan dibangun. Kemudian dari hasil analisis tadi bisnis proses tersebut dimodelkan ke dalam bentuk yang nantinya bias diterapkan dalam WfMS.
2. Fungsi Kontrol Runtime (Run-time Control Function)
Pada fase ini workflow proses di kelola dalam lingkungan yang sesungguhnya serta mengelola proses agar dapat menangani rangkaian aktivitas yang beraneka ragam. Di area inilah Process Definition dilakukan. Dimana bisnis proses yang sudah dimodelkan pada area Build Time didefinisikan atau diimplementasikan ke dalam sebuah WfMS.
3. Interaksi Runtime (Run-time Interaction)
Area dimana terjadi interaksi antar sistem dengan partisipan. Komponen yang ada pada fase ini ada dua. Yang pertama adalah Enactment Service. Komponen ini berperan menterjemahkan bisnis proses yang sudah dimodelkan dan diimplementasikan. Komponen inilah yang menetukan aktifitas yang harus dilakukan terhadap suatu dokumen sesuai dengan workflow atau bisnis proses yang sudah dimodelkan tersebut. Yang kedua adalah Application and IT tools. Ini adalah antarmuka yang menghubungkan antara user dengan aplikasi. Antarmuka ini menampilkan apa yang harus dilakukan oleh user, sesuai dengan workflow yang sudah diterjemahkan oleh Enactment
4. Kombinasi dari proses adminsitrasi dan history
Gambar 2. Karakteristik Workflow System
Salah satu yang menjadi kelebihan dari infrastruktur workflow adalah kemampuannya untuk mendistribusikan task atau informasi antar partisipan. Fungsi distribusi ini memiliki level beragam, antar workgroup, antar departemen, atau antar organisasi. Selain itu, berbagai jenis mekanisme telekomunikasi seperti radio, email, instant messaging, dan sebagainya, dapat digunakan tergantung dari ruang lingkup sistem itu sendiri.
Gambar 3. Workflow Enactment Service

Rules-Driven Workflow Rules-Driven Workflow merupakan workflow yang aktifitasnya dikendalikan oleh rule atau kumpulan dari rule yang disebut juga dengan Ruleset. Ruleset ini berada didalam sebuah Policy.

Gambar 4. Rules dan Policy dalam Rules-Driven Workflow

Penggunaan rules-driven workflow dalam suatu sistem, menjadikan sistem lebih fleksibel, yang akan memudahkan apabila terjadi perubahan dalam policy yang akan mengubah aliran kerja.

Gambar 5. Meta Model Rules-Driven Workflow

1. Rules
Rule merupakan aturan yang digunakan untuk mengendalikan sebuah workflow. Rule dapat berupa aktifitas- aktifitas yang harus dijalankan oleh partisipan yang 8 mempunyai hak. Ruleditentukan pada saat build time. Kumpulan rules disebut juga dengan Ruleset.
Gambar 6. Contoh Rule dan Ruleset Pada OrderProcessingPolicy
Rule yang ada pada OrderProcessingPolicy diatas adalah invalidItem dan invalidZip. Rule invalidItem adalah if itemNum not in between 1 – 6 then error message, dan rule invalidZip adalah if zipCode > 5 digit and not in between 600 – 99998 then error message. Bila syarat rule terpenuhi, maka akan disimpan dan akan menanyakan order berikutnya.
2. Policy
Policy dalam workflow merupakan kebijakan yang didalamnya hanya terdapat satu ruleset.Policy diterapkan pada workflow untuk mengatur jalannya workflow. Apabila aturan- aturan yang terdapat dalam sebuah policy tidak terpenuhi, maka workflow dapat menjadi tidak selesai (halt).
Gambar 7. Policy pada OrderProcessingPolicy